WEG-Verwaltung
Kaufmännische Aufgaben
- Erstellung von Wirtschaftsplänen
- Buchführung und Prüfung aller Geldein- und ausgänge
- Erstellung von Jahresabrechnungen
- Zahlungsverkehr
- Mahnwesen
- Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
- Veranlassung bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
- Errechnung, Beschluss und Anforderung von Sonderumlagen
- Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten (Hausmeister, Reinigungskräften) einschließlich Gehaltszahlung und Abführung von Lohnsteuer und Sozialabgaben
Technische Aufgaben
- Überwachung des Objektes, auch durch regelmäßige Begehungen
- Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom allg.)
- Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungen/-haltungen, einschl. Preisanfrage, Ausschreibung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle und Mängelrügen unter Einhaltung der Gewährleistungsansprüche
- Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten (Beauftragung von TÜV- und Brandschutz-Kontrollen sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. Rolltore, Heizanlagen, Aufzüge, Lüftungsanlagen))
- Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
- Erstellung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherer und Verursacher, Versicherungsabrechnung
- Einweisung von Handwerkern und Hausmeistern am Objekt
- Schlüsselbestellung
- Beauftragung von Sachverständigen, soweit notwendig und/oder beschlossen
Rechtliche Aufgaben
- Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
- Beachten aller rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGB, WEG, BGB, Betriebssicherheitenverordnung, Heizkostenverordnung, Heiz-/Feueranlagenverordnung)
- Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
- Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
- Vertretung der Gemeinschaft bei/mit Anwälten und vor Gericht
- Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG/ETG
Organisatorische Aufgaben
- Korrespondenz mit den Eigentümern
- Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung einschl. Terminabstimmung, Tagesordnung und Protokoll
- Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften inkl. Versand an alle Eigentümer
- Führung von Beschlusssammlungen
- Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
- Beschwerdemanagement